Le call sono strumenti di collaborazione preziosi, ma solo se gestite in modo efficace. Senza una struttura precisa e obiettivi chiari, infatti, rischiano di diventare dispersive, causando perdite di tempo e fatica per tutti i membri del team.
Vediamo quindi come strutturare un meeting affinché sia produttivo e qualche best practice da adottare per ottenere risultati concreti.
1. Stabilire un Obiettivo Chiaro
Prima di pianificare una call bisogna aver ben chiaro l’obiettivo preciso, che può andare dall’aggiornamento su un progetto all’approvazione di una decisione strategica. Definire un obiettivo specifico e comunicarlo ai partecipanti permette a tutti di prepararsi e di contribuire in modo mirato.
Best practices
- Comunicare l’obiettivo della call nell’invito, specificando cosa ci si aspetta da ciascun partecipante.
- Evitare riunioni senza un focus specifico, poiché rischierebbero di essere troppo generiche e di disperdere l’attenzione.
2. Preparare e Distribuire un Ordine del Giorno (Agenda)
Un’agenda dettagliata e strutturata in punti chiari permette di organizzare il tempo in modo efficace, assegnando un tempo specifico a ciascun argomento per evitare divagazioni e garantire che tutti i temi vengano trattati.
Best practices
- Inviare l’agenda almeno un giorno prima, in modo che i partecipanti possano prepararsi sugli argomenti da discutere.
- Non iniziare la call senza un piano di discussione. Senza un’agenda, la riunione rischia di perdersi in discussioni improvvisate.
3. Assegnare i Ruoli per una Maggiore Efficienza
Una call ben gestita ha ruoli precisi: l’organizzatore, per esempio, dovrebbe guidare la conversazione, mantenendo il focus sugli argomenti dell’agenda e rispettando i tempi.
Best practices
- Assegnare i ruoli all’inizio della call o nel promemoria della riunione.
- Evitare di lasciare la gestione del tempo al caso.
4. Incoraggiare una Comunicazione Breve e Diretta
Per una call produttiva, è essenziale che gli interventi siano chiari, brevi e focalizzati. I partecipanti dovrebbero preparare in anticipo i propri interventi, in modo da evitare lunghi preamboli e andare dritti al punto.
Best practices
- Incoraggiare un confronto breve, puntando a decisioni veloci e concrete.
- Non tollerare divagazioni o discussioni prolungate su dettagli che possono essere trattati in un momento successivo o via email.
5. Ricapitolare e Assegnare le Azioni da Fare alla Fine della Call
La fase conclusiva della call è fondamentale per consolidare le decisioni prese e assegnare le responsabilità. È utile dedicare qualche minuto alla fine per fare un riepilogo e stabilire i prossimi passi, specificando chi dovrà occuparsi di ciascuna azione e con quale scadenza. Sarebbe opportuno far seguire una mail con il recap di quanto discusso, in modo da tenerlo tracciato e come riferimento per tutti.
Best practices
- Concludere la riunione ricapitolando i punti chiave e assegnando compiti precisi.
- Non chiudere la call senza un riepilogo finale: le informazioni potrebbero restare vaghe e poco attuabili.
6. Evitare le Interruzioni e Ridurre al Minimo le Distrazioni
La qualità della call può essere compromessa da rumori di fondo o notifiche che distraggono. Bisogna ricordarsi di silenziare il microfono quando non si sta parlando e di concentrarsi esclusivamente sulla riunione.
Best practices
- Ricordare di chiudere o silenziare altre applicazioni per evitare distrazioni.
- Evitare di interrompere troppo frequentemente gli interventi, per mantenere un flusso ordinato e produttivo.
Seguendo questi semplici consigli organizzativi, le call possono diventare efficaci strumenti di lavoro, permettendo a tutto il team di collaborare in modo produttivo e raggiungere obiettivi concreti. Strutturare le riunioni, definire le aspettative e assicurarsi che ogni partecipante sia preparato non solo ottimizza il tempo di tutti, ma contribuisce anche a mantenere alto il morale e la motivazione del team.